Na medida em que a transformação digital avança, a integração da inteligência artificial (IA) e da automação tornam-se essenciais para a gestão documental. Essas tecnologias não apenas prometem revolucionar a forma como as organizações lidam com informações e processos, mas também oferecem uma gama de benefícios que vão desde a melhoria da precisão e eficiência até a obtenção de insights valiosos para a tomada de decisões. Algoritmos avançados de IA, por exemplo, são capazes de identificar padrões e anomalias em documentos, otimizando processos de auditoria e compliance.

Com previsões otimistas de analistas de mercado, espera-se que, até 2027, 75% das grandes empresas em todo o mundo, incluindo o Brasil, adotem IA para aprimorar a gestão de documentos e informações. Neste cenário de rápida evolução tecnológica, a segurança da informação e a conformidade regulatória também ganham destaque, com investimentos crescentes em soluções robustas para proteger os ativos documentais contra ameaças cibernéticas e garantir a privacidade dos dados. Veja quais são as principais tendências que devem permear a gestão documental em 2025:

Inteligência Artificial: revolução na gestão documental

A inteligência artificial e o aprendizado de máquina estão cada vez mais integrados aos sistemas de gestão documental. Essas tecnologias permitem a análise de grandes volumes de dados e a extração de insights valiosos que apoiam a tomada de decisões. Por exemplo, algoritmos de IA são capazes de identificar padrões e anomalias em documentos, melhorando a precisão e a eficiência dos processos de auditoria e compliance.

Tecnologias de processamento de linguagem natural também devem permitir funções de busca cada vez mais intuitivas, ajudando os usuários a encontrar o documento exato ou a informação que precisam – fornecendo acesso instantâneo aos dados mais relevantes.

Um estudo da Gartner prevê que, até 2027, 75% das empresas de grande porte em todo o mundo, incluindo o Brasil, vão utilizar IA para melhorar a gestão de documentos e informações.

Sistemas de RPA continuarão sua expansão

Em paralelo, a automação de processos robóticos (RPA) também ganha destaque. Ferramentas de RPA são usadas para automatizar tarefas repetitivas relacionadas à gestão de documentos, como a classificação, o arquivamento e a recuperação de informações.

Isso libera recursos humanos para atividades mais estratégicas e de maior valor agregado. Pesquisa recente da McKinsey & Company aponta que a automação pode aumentar a produtividade em até 40% nas empresas brasileiras, resultando em uma economia significativa de tempo e recursos.

Foco na privacidade e conformidade dos dados

A segurança da informação continua sendo uma prioridade absoluta. Com o aumento da digitalização, surgem novos desafios relacionados à proteção de dados. As organizações precisam garantir que suas informações estejam seguras contra ameaças cibernéticas e vazamentos.

No Brasil, a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) impõe rigorosos requisitos de conformidade, e as empresas estão investindo pesadamente em soluções de segurança para proteger seus ativos documentais.

Tecnologias como a criptografia avançada e a autenticação multifator são amplamente adotadas para garantir a integridade e a confidencialidade dos documentos.

Fluxos de trabalho e assinatura digital integrados

Cada vez mais os sistemas de gestão documental estão integrados a sistemas de fluxo de trabalho e ferramentas de assinatura digital, otimizando tempo, sistemas adicionais e custos de armazenamento físico.

Essas tecnologias também possibilitam a análise avançada de dados, oferecendo insights valiosos que podem orientar a tomada de decisões estratégicas. Com a utilização de algoritmos de machine learning, as empresas podem prever tendências, identificar padrões e anomalias, e até mesmo automatizar a geração de relatórios detalhados sobre a performance e os riscos associados à gestão documental.

Isso não só aprimora a eficiência operacional, mas também permite uma abordagem proativa na mitigação de riscos e na otimização de processos, garantindo que as empresas estejam sempre um passo à frente em um mercado competitivo.

Dados acessíveis, de qualquer lugar

Soluções baseadas em nuvem são essenciais para que documentos, fluxos de trabalho e processos possam ser acessados de qualquer lugar – e as soluções cloud oferecem flexibilidade, escalabilidade e segurança, permitindo que as empresas armazenem e acessem seus documentos de forma eficiente. Pesquisa da IDC indica que 80% das empresas brasileiras já utilizam ou planejam utilizar soluções em nuvem para a gestão de documentos e informações nos próximos anos

Soluções únicas para cada empresa

A personalização dos serviços de gestão documental também ganha relevância. As soluções devem ser adaptáveis às necessidades específicas de cada organização, levando em consideração o setor de atuação, o tamanho da empresa e as particularidades dos processos internos.

Ferramentas de gestão documental personalizadas permitem uma maior eficiência operacional e uma melhor integração com outros sistemas corporativos, proporcionando uma experiência de usuário mais intuitiva e eficaz.

Além disso, a integração entre sistemas é, de fato, uma das principais preocupações dos tomadores de decisão. Empresas brasileiras estão investindo em plataformas que oferecem uma gestão documental integrada, possibilitando a comunicação entre diferentes sistemas e departamentos. Isso elimina silos de informação e melhora a colaboração interna, resultando em processos mais ágeis e precisos.

Em resumo, as principais tendências de gestão documental em 2025 são marcadas pela digitalização acelerada, automação e inteligência artificial. As novas soluções refletem a necessidade das organizações de se adaptarem a um ambiente de negócios em constante evolução. Mais do que nunca, a gestão documental é parte fundamental dos negócios -e não somente uma atividade complementar. Sem um gerenciamento eficiente, as empresas correm o risco de naufragar em processos confusos, caros e que sobrecarregam a operação, tirando o espaço para o crescimento e para a inovação.

Sobre a Access

A Access no Brasil dispõe de mais de 5.2 milhões de cubic feets de edificações distribuídos em São Paulo, Itupeva, Rio de Janeiro, Curitiba e Belo Horizonte. Para oferecer armazenagem segura em sua totalidade, as unidades de São Paulo e Itupeva estão estrategicamente localizadas dentro de condomínios fechados. São áreas especialmente projetadas e que seguem todos os requisitos de segurança para a guarda física da documentação, em condições adequadas para a preservação de sua integridade.